Právní důvody zpracování osobních údajů znamenají oprávnění správce osobní údaje zpracovávat. Právní důvody tak jsou nezbytným předpokladem, aby vůbec mohlo být hovořeno ze strany správce o legálním zpracování, jelikož pokud by správce nedisponoval řádným právním důvodem ke zpracování osobních údajů, bylo by dále nerozhodné, zdali plní ostatní povinnosti, jelikož by osobní údaje zpracovával nezákonně a musel by osobní údaje zlikvidovat.
Je důležité vědět, že i osobní údaje může správce zpracovávat pro různé účely, přičemž pro každý účel potřebuje právní důvod zpracování osobních údajů. Zpracování osobních údajů se vždy váže k účelu, na základě kterého se určí právní důvod zpracování. Není vyloučeno, že „jedny“ osobní údaje (nebo jejich určitý souhrn) bude správce zpracovávat pro různé účely, přičemž tyto účely mohou v čase vznikat či zanikat, aniž by to představovalo povinnost osobní údaje likvidovat. Povinnost likvidace osobních údajů nastane v případě, kdy správce pozbude poslední právní důvod ke zpracování osobních údajů.
„Článek 6 EU obecné nařízení o ochraně osobních údajů „Zákonnost zpracování“
- Zpracování je zákonné, pouze pokud je splněna nejméně jedna z těchto podmínek a pouze v odpovídajícím rozsahu:
a) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;
b) zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
c) zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;
d) zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;
e) zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce; ,
f) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě.
První pododstavec písm. f) se netýká zpracování prováděného orgány veřejné moci při plnění jejich úkolů.
- Členské státy mohou zachovat nebo zavést konkrétnější ustanovení, aby přizpůsobily používání pravidel tohoto nařízení ohledně zpracování ke splnění odst. 1 písm. c) a e) tím, že přesněji určí konkrétní požadavky na zpracování a jiná opatření k zajištění zákonného a spravedlivého zpracování, a to i u jiných zvláštních situací, při nichž dochází ke zpracování, jak stanoví kapitola IX.
- Základ pro zpracování podle odst. 1 písm. c) a e) musí být stanoven: a) právem Unie nebo b) právem členského státu, které se na správce vztahuje. Účel zpracování musí vycházet z tohoto právního základu, nebo pokud jde o zpracování uvedené v odst. 1 písm. e), musí být toto zpracování nutné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu či při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce. Tento právní základ může obsahovat konkrétní ustanovení pro přizpůsobení uplatňování pravidel tohoto nařízení, včetně obecných podmínek, kterými se řídí zákonnost zpracování správcem, typu osobních údajů, které mají být zpracovány, dotčených subjektů údajů, subjektů, kterým lze osobní údaje poskytnout, a účelu tohoto poskytování, účelového omezení, doby uložení a jednotlivých operací zpracování a postupů zpracování, jakož i dalších opatření k zajištění zákonného a spravedlivého zpracování, jako jsou opatření pro jiné zvláštní situace, při nichž dochází ke zpracování, než stanoví kapitola IX. Právo Unie nebo členského státu musí splňovat cíl veřejného zájmu a musí být přiměřené sledovanému legitimnímu cíli. ,
- Pokud zpracování pro jiný účel, než pro který byly osobní údaje shromážděny, není založeno na souhlasu subjektu údajů nebo na právu Unie či členského státu, který v demokratické společnosti představuje nutné a přiměřené opatření k zajištění cílů uvedených v čl. 23 odst. 1, zohlední správce v zájmu zjištění toho, zda je zpracování pro jiný účel slučitelné s účely, pro něž byly osobní údaje původně shromážděny, mimo jiné:
a) jakoukoli vazbu mezi účely, kvůli nimž byly osobní údaje shromážděny, a účely zamýšleného dalšího zpracování;
b) okolnosti, za nichž byly osobní údaje shromážděny, zejména pokud jde o vztah mezi subjekty údajů a správcem;
c) povahu osobních údajů, zejména zda jsou zpracovávány zvláštní kategorie osobních údajů podle Článek 9 nebo osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů podle Článek 10;
d) možné důsledky zamýšleného dalšího zpracování pro subjekty údajů;
e) existenci vhodných záruk, mezi něž může patřit šifrování nebo pseudonymizace.“