Zásady lze ve stručnosti shrnout na:
- zákonnost, korektnost, transparentnost – správce musí zpracovávat osobní údaje na základě nejméně jednoho právního důvodu a vůči subjektu údajů transparentně a korektně,
- omezení účelu – osobní údaje musí být shromažďovány pro určité a legitimní účely a nesmějí být zpracovávány neslučitelným způsobem s těmito účely,
- minimalizace údajů – osobní údaje musí být přiměřené a relevantní ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány,
přesnost – osobní údaje musí být přesné, - omezení uložení – osobní údaje by měly být uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektu údajů jen po nezbytnou dobu pro dané účely, pro které jsou zpracovávány,
- integrita a důvěrnost – technické a organizační zabezpečení osobních údajů.
Jednotlivé zásady jsou rozvinuty v článku 5 odst. 1 obecného nařízení. Vymezení, resp. dodržování těchto zásad, je pro správce zásadní, nejen z toho důvodu, že to jsou de facto zároveň povinnosti, ale i proto, že v článku 5 odst. 2 obecného nařízení je stanovena odpovědnost správce za jejich dodržování a zároveň povinnost správce být schopen dodržování těchto zásad (povinností) doložit. Jde o vyjádření tzv. principu odpovědnosti správce. K prokazování souladu s těmito zásadami budou sloužit záznamy o činnostech zpracování a též kodexy a osvědčení.
Zásady zpracování zároveň můžeme označit za základní stavební kameny každého zpracování. Jde o souhrn zásad, které musí být při zpracování osobních údajů dodržovány.
„Článek 5 EU obecné nařízení o ochraně osobních údajů „Zásady zpracování osobních údajů“
- Osobní údaje musí být:
a) ve vztahu k subjektu údajů zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem („zákonnost, korektnost a transparentnost“);
b) shromažďovány pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný; další zpracování pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely se podle čl. 89 odst. 1 nepovažuje za neslučitelné s původními účely („účelové omezení“);
c) přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány („minimalizace údajů“);
d) přesné a v případě potřeby aktualizované; musí být přijata veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny („přesnost“);
e) uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány; osobní údaje lze uložit po delší dobu, pokud se zpracovávají výhradně pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely podle čl. 89 odst. 1, a to za předpokladu provedení příslušných technických a organizačních opatření požadovaných tímto nařízením s cílem zaručit práva a svobody subjektu údajů („omezení uložení“); , , ,
f) zpracovávány způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením („integrita a důvěrnost“);
- Správce odpovídá za dodržení odstavce 1 a musí být schopen toto dodržení souladu doložit („odpovědnost“).“